Проще всего будет арендовать специальный зал для конференций. Я бы советовал сделать это тут https://inlight.com.ua/inlight-fotostudia-zal-factura/ . Сам так недавно поступил, и не жалею - помещение прекрасно подошло для моих целей.
Вам еще нужно оборудование звуковое. В Киеве мы обращались в в Турбо, у них можно арендовать звуковое оборудование на все случаи жизни, мы на свадьбу арендовали. Только доставка отдельно платится, цена только на оборудование.